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Cómo una empresa líder de alimentos en México logró aumentar la productividad de su departamento de recursos humanos.

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Procesos automatizados: RPA | Sector Alimenticio

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PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN

Organización líder en la comercialización de alimentos a nivel nacional con una amplia red de distribución mayorista en todo el país.

Con un enfoque innovador y comprometido con la excelencia, en todas las áreas del negocio se promueve una cultura de sostenibilidad, respeto al medio ambiente y responsabilidad social; estas cualidades se ven reflejadas en su equipo de trabajo, es por ello que, con miles de empleados distribuidos en diferentes ubicaciones, el departamento de recursos humanos enfrentaba un desafío considerable en trámites internos.

 

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RETO AKÚBICA

Uno de los desafíos importantes que enfrentaba el departamento de recursos humanos era la conciliación de incapacidades del IMSS y los aplicativos internos. Este proceso manual era lento y propenso a errores, lo que afectaba la productividad, así como la experiencia del empleado. Adicional un reto importante fue, dar los primeros pasos rumbo a la automatización que se puede resumir en:

 

• Identificar los procesos manuales.
• Mapear las actividades del negocio a las diferentes funcionalidades de automatización.
• Construir la automatización considerando RPA como software orquestador y ejecutor de actividades.
• Pruebas, puesta a punto y ajustes a la implementación.

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PROCESO

• El proceso de implementación comenzó con un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo existentes, identificando las áreas que se beneficiarían de la automatización; el departamento de recursos humanos de la compañía indicó las tareas que provocaban un retraso en el desempeño diario.
• Mediante la información presentada procedimos a examinar tanto su herramienta interna de gestión de incapacidades, como el portal del IMSS, con el fin de considerar ciertas acciones de estos portales.
• A continuación, se diseñaron e implementaron trabajadores digitales para automatizar el proceso de conciliación de incapacidades en el departamento de recursos humanos.
• Estos trabajadores digitales fueron programados para exportar la información a una base de datos, donde se implementaron las validaciones de información para optimizar y garantizar la calidad de los datos.
• Nuestro equipo de servicios profesionales llevó a cabo la construcción de la automatización, definió la fase de pruebas con el usuario y la liberación al ambiente de producción.

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Casos de uso relacionados

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“La implementación de trabajadores digitales ha permitido a la empresa obtener una ventaja competitiva al mejorar la productividad, la precisión de los datos y la experiencia del empleado.”

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RESULTADOS Y BENEFICIOS 

El trabajador digital está diseñado para llevar a cabo su labor automáticamente el día y hora que se le especifique. En este contexto, el trabajador digital inicia con su labor y al finalizar, envía un correo electrónico al departamento de recursos humanos con un desglose del concentrado, lo procesado y lo que no se pudo procesar, indicando qué información faltó para poder ser procesada en la herramienta de gestión de incapacidades.

 

• El proceso de implementación de este proceso en la organización fue de 2 meses.
• La organización disminuyó una gran cantidad de horas y días en esta tarea, transformando de 3 a 5 días de trabajo en 4 horas con 20 minutos.
• El trabajador digital realiza las tareas de manera rápida y precisa, acelerando todo el proceso y permitiendo que el personal se enfoque en actividades de mayor valor.
• Se redujo la posibilidad de cometer errores en el registro de incapacidades, esto condujo a una mayor precisión en los datos y a una mejor gestión de las incapacidades del IMSS.
• Se redujo en un 90% el tiempo provisto para esta tarea anteriormente manual.

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OTROS PROCESOS AUTOMATIZADOS EN EL ÁREA

• En contexto miles de expedientes laborales en físico fueron digitalizados. Posteriormente un trabajador digital toma cada expediente y por medio de tecnologías de reconocimiento de texto (OCR) se extrae la información vital para almacenarla en los sistemas empresariales.
• Un trabajador digital genera mensualmente los recibos de nomina los cuales son enviados para firma de los empleados a través de la plataforma Govo.Legal
• Conciliación de resultados de altas, bajas y modificaciones ante el IMSS, logrando con esto reducir el tiempo empleado en la tarea de 2 días a 30 minutos, reduciendo considerablemente el margen de error.

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Futuro de la automatización

Nuestro cliente, logró optimizar la conciliación de incapacidades del IMSS de sus empleados, iniciando así la transformación de procesos del área de RH, buscando asegurar la excelencia operativa en un futuro próximo. Con pasión por la tecnología y un enfoque en la excelencia, en aKúbica apoyamos a nuestro cliente a alcanzar nuevas fronteras en automatización de procesos para su empresa.

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En aKúbica, “NUESTRO TRABAJO ES NUESTRA PASIÓN”.

Estamos ansiosos en trabajar contigo.

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